Projet type · Québec et Ontario
De l’audio et de la vidéo pour des salles de réunion que tout le monde sait utiliser
Il s’agit de projets types, décrits à partir du genre de travaux que nous réalisons. Ils ne décrivent ni un client ni un immeuble en particulier.
Chaque salle a un écran différent, un câble différent et son truc pour que le son fonctionne, et chaque réunion perd ses premières minutes. Voici comment les salles d’un bureau sont refaites selon une seule norme.
La situation : des salles équipées une à une, et des réunions qui commencent en retard
Le client est une entreprise dont le bureau compte une salle du conseil, plusieurs salles de réunion et quelques petites salles pour les appels. Chacune a été équipée à un moment différent : un téléviseur sur pied, une caméra pincée dessus, un poste mains libres au milieu de la table et un tiroir d’adaptateurs où ne se trouve jamais le bon.
Depuis qu’une partie du personnel travaille de la maison, presque toutes les réunions comptent des participants en visioconférence. Ceux qui sont dans la salle commencent en retard parce que l’écran refuse d’afficher le portable; ceux qui sont à distance entendent la personne la plus proche du micro et personne d’autre. La responsable du bureau est appelée dans une salle plusieurs fois par jour.
Ce que révèle la première visite, salle par salle
- Des salles qui résonnentDu verre sur deux côtés, une table dure et un plafond nu : la voix des personnes présentes atteint le micro plusieurs fois, et aucun équipement ne corrige cela à lui seul.
- Des caméras qui montrent la table, pas les gensDans les salles en longueur, la caméra placée sous l’écran montre en gros plan les deux visages les plus proches, et le bout de la table comme une rangée de têtes.
- Aucun passage de câble jusqu’à la tableL’alimentation et le réseau arrivent au mur. Les câbles traversent le plancher jusqu’à la table sous un tapis, ou alors le portable reste près du mur.
- Une façon de se joindre différente dans chaque salleUne salle a son propre ordinateur, une autre attend un portable, une troisième a un appareil que personne n’a mis à jour. Personne ne sait quelles invitations fonctionnent dans quelle salle.
Ce qui est conçu, et pourquoi
Trois types de salles, une seule façon de démarrer une réunion. Qui a utilisé une salle sait les utiliser toutes.
- Une norme par taille de salleLes petites salles d’appel, les salles de réunion et la salle du conseil ont chacune un ensemble défini : un écran dont la taille convient à la distance de vision, une caméra, des micros et des haut-parleurs adaptés à la longueur de la table. Le même ensemble est repris dans toutes les salles du même type.
- Le son conçu avant l’imageLes micros sont placés en fonction des sièges, au plafond ou sur la table selon la salle, et les haut-parleurs pour un son égal partout. Lorsqu’une salle résonne trop, un traitement acoustique est recommandé au client.
- Un seul geste pour commencerChaque salle se joint à une réunion planifiée à partir d’un panneau sur la table, sur la plateforme de visioconférence que l’entreprise utilise déjà. Un invité peut quand même brancher son portable avec un seul câble, ou partager son écran sans fil.
- Des câbles hors de vueL’alimentation, le réseau et la vidéo se rendent à la table par le plancher ou sous un passe-câble fixé en place, et l’équipement loge dans un meuble ventilé ou derrière l’écran, étiqueté et accessible.
- Des salles sur le réseau, gérées d’un seul endroitChaque salle a des prises réseau câblées sur un réseau distinct, et l’équipement signale son état : une salle hors ligne est connue avant la réunion.
Comment les travaux s’enchaînent pendant que le bureau continue de se réunir
Une ou deux salles seulement sont hors service à la fois, et le calendrier indique lesquelles une semaine d’avance.
- Une salle pilote
Une salle du type le plus courant est faite en premier. Le personnel l’utilise un certain temps, et la norme est corrigée d’après ses commentaires.
- Le câblage et les supports
Les prises, le passage jusqu’à la table et le renfort mural des écrans se font salle par salle, aux heures convenues avec la responsable du bureau.
- L’équipement et les réglages
L’équipement est installé, puis chaque salle est réglée avec des gens assis à la table et quelqu’un qui écoute à distance.
- La salle du conseil à part
La plus grande salle se fait d’une seule traite, à un moment convenu avec la direction, et elle est mise à l’essai avec un véritable appel avant d’être rendue.
- Une courte démonstration pour chaque équipe
Chaque équipe voit en quelques minutes comment démarrer une réunion, partager un écran et y mettre fin, dans la salle qu’elle utilise le plus.
Ce qui est remis
- La norme de chaque type de salle : équipement, disposition et réglages
- Un guide d’une page affiché dans chaque salle
- Les plans de chaque salle : passages de câbles, prises et emplacement de l’équipement
- L’accès d’administrateur à l’équipement des salles et à sa console de gestion
- La liste de l’équipement par salle, avec ses étiquettes
- Les notes d’essai de chaque salle : image, son dans la salle et son à distance
Services en jeu
Secteur
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Un projet comme celui-ci commence par une liste des salles et de leur usage
Dites-nous combien de salles vous avez, combien de personnes chacune accueille et quelle plateforme de visioconférence vous utilisez. Nous visitons chaque salle, nous l’écoutons, puis nous envoyons une soumission par type de salle, en commençant par une salle pilote. Nous répondons en français ou en anglais.